Responsable de l’unité administrative

La mairie de Saint-Chamond recrute un(e) responsable de l’unité administrative pour son service des sports à temps complet par voie statutaire. Cadre d’emplois des rédacteurs (catégorie B) ou adjoints administratifs (catégorie C).

Missions :

Activités liées à l’encadrement des deux agents de l’unité administrative de la direction :

  • Suivre et accompagner l’équipe administrative dans ses activités.
  • Veiller à la répartition du travail, au respect des consignes et des délais.
  • Accompagner les agents dans leur montée en compétences.
  • Gérer et organiser les permanences d’accueil (en assurer la suppléance le cas échéant).
  • Assurer le volet RH de l’équipe et de la direction (validation des congés de l’équipe, vérification et
  • transmission des informations à la DRH etc.).
  • Elaborer des procédures, comptes rendus et diverses notes administratives
  • Créer des outils de suivi et de gestion.
  • Apporter un soutien au directeur et responsable du service des sports.
  • Aider à la rédaction, assurer la relecture et la vérification des documents administratifs (courriers et comptes rendus).
  • Faire remonter au responsable les problématiques et faire des propositions pour y remédier.
  • Evaluer et superviser les agents de l’unité administrative.
  • Assurer la transmission d’information.
  • Assurer la continuité de service en l’absence des agents.
  •  Contribuer à la vie du projet de service (élaboration, suivi, participation des agents…).

Activités liées au pilotage et à l’élaboration de dossiers spécifiques :

  • Rechercher des renseignements d’ordre administratif ou documentaire ou juridique nécessaires aux responsables.
  • Rédiger, relire, mettre en forme des documents stratégiques et confidentiels pour la direction (délibérations, rapport au conseil, conventions…).
  • Assister le directeur sur des dossiers ponctuels.
  • Rédiger des courriers stratégiques et sensibles (à la signature de l’Adjoint en charge de la vie sportive).
  • Être le référent Maarch, Planitech, Airs delib et Publik pour la direction.
  • Élaborer des arrêtés municipaux et des conventions

Assistance administrative sur le suivi des événements (Critérium, Tour de France…) :

  • CR avec les différents partenaires
  • Demandes diverses (matériel, arrêté…)
  • Courriers

Assistance administrative sur le suivi des manifestations organisées par les associations sportives :

  • Participer aux réunions avec les partenaires du mouvement associatif.
  • Conseiller le mouvement sportif sur les modalités de fonctionnement du service des sports.

Activités liées à l’élaboration et au suivi du budget de la direction :

  • Collaborer avec le directeur et la responsable du service des sports pour l’élaboration des prévisions budgétaires
  • Gérer les lignes dédiées à l’administration
  • Veiller globalement sur l’ensemble de l’exécution des crédits de la direction 

Profil demandé :

  • Maîtriser les logiciels bureautiques
  • Posséder des connaissances en management du personnel
  • Connaître le mouvement sportif et associatif
  • Connaître le règlement interne des congés annuels
  • Avoir des capacités rédactionnelles
  • Réserve et discrétion
  • Autonomie
  • Rigueur

Principales relations hiérarchiques :

Directeur                             Agent                   Assistantes administratives

Principales relations fonctionnelles :

Relations fonctionnelles : permanentes avec sa hiérarchie et les agents de la direction, les Directions du Pôle service à la population et aux familles, les directions Ressources (dont DRH, DRF)

Relations fonctionnelles ponctuelles avec les autres Direction de la Ville (DEJ, Police municipale,…)

Relations permanentes avec le mouvement sportif local (Office des sports, Clubs)

Relations ponctuelles avec l’Education Nationale, avec des partenaires institutionnels (DRDJSCS, CDOS, CROS, comités sportifs, ligues sportives,…)